Hebben jullie een weddingplanner nodig?

Een weddingplanner kan het hele traject begeleiden of op een paar lastige momenten inspringen. Kies op basis van het werk dat jullie willen uitbesteden. Een planning voor een feest met vier locaties vraagt andere hulp dan een restaurantfeest met één leverancier.

Kijk welk werk je wilt overdragen

Bij volledige planning kan de weddingplanner bijvoorbeeld leveranciers zoeken, afspraken opvolgen en het draaiboek maken. Deelbegeleiding kan bestaan uit hulp met offertes, een opstartgesprek of de overname van de laatste weken. Dagcoördinatie draait vooral om uitvoering. Vraag per formule wat er concreet op tafel ligt en tegen wanneer.

Vergelijk offertes met dezelfde opdracht

Vraag naar inbegrepen gesprekken, locatiebezoeken, bereikbaarheid, het aantal medewerkers op de dag en de prijs inclusief btw en verplaatsing. Vraag ook hoe extra uren worden aangerekend. Een vast bedrag en een percentage van bepaalde kosten kun je pas vergelijken als je weet welke posten de berekeningsbasis vormen. Laat eventuele vergoedingen van leveranciers toelichten.

Beslis wie afspraken maakt en tekent

Willen jullie elke leverancier zelf kiezen en betalen? Zeg dat vooraf. Leg vast wie budget mag vrijgeven, wie overeenkomsten tekent en bij wie offertes en bevestigingen terechtkomen. Vraag een voorbeeld van hoe jullie updates krijgen. Zo weet je of je op elk moment zicht houdt op kosten en keuzes.

Vraag hoe de overdracht werkt

Wie neemt over bij ziekte en hoe krijgt die persoon de laatste afspraken? Als je zelf al geboekt hebt, vraag wanneer de weddingplanner contact opneemt met de zaal en leveranciers. Je kunt ook een proefbriefing geven: jullie willen een buitenceremonie en de zaal geeft pas die ochtend uitsluitsel. Vraag wie dan beslist, wie de leveranciers belt en welke kosten vooraf moeten vastliggen.

Verder lezen

• Een ceremoniemeester inschakelen
• Zelf een planning opstellen