Een trouwfeest in eigen tuin: wat moet je voorzien?

In je eigen tuin mag je zelf kiezen wanneer je de tafels dekt en wie er binnenwandelt. Tegelijk begint de organisatie met dingen die een feestzaal voor je opvangt. Denk aan een bestelwagen die nergens kan keren of aan vijftig gasten die allemaal hetzelfde toilet nodig hebben.

Loop de route van de bestelwagen tot aan de tafel

Meet de doorgang en bespreek ondergrond en bereikbaarheid met tentbouwer en traiteur. Vraag waar het materiaal wordt uitgeladen, hoe lang de opbouw duurt en wat de leverancier nodig heeft aan stroom, water en werkruimte. Laat de installateur aangeven welke verankering mogelijk is en wie de tent sluit als de omstandigheden onveilig worden.

Voorzie ook een bruikbare binnenkant

Teken de tafels, keuken of buffet en doorgangen op een plan. Reken zitruimte bij slecht weer voor alle gasten. Voorzie degelijke verlichting, een bereikbaar toilet en een droge route. Vraag leveranciers wie verantwoordelijk is voor de stroomverdeling. Noteer waar gekoelde drank en afval terechtkomen.

Maak afspraken met de buurt en gemeente

Laat buren vooraf weten wanneer je feest en hoe ze iemand kunnen bereiken. Vraag je gemeente welke regels gelden voor geluid, verkeer of tijdelijke constructies in jullie situatie. Leg met de muziekleverancier vast wanneer het volume omlaag gaat. Geef gasten een parkeerplek mee waar ze de straat vrijlaten.

Tel de huurposten op

Zet tent, vloer, verlichting, toiletten, meubilair, servies, vervoer en opbouw samen op één begroting. Vraag ook wie opruimt, wanneer materiaal wordt opgehaald en of er kosten bij schade zijn. Vergelijk het totaal met een zaal waar dezelfde voorzieningen al beschikbaar zijn. Hou een tweede plek achter de hand als een tent bij zware wind geen bruikbaar alternatief is.

Verder lezen

• Een feestlocatie vergelijken
• Een regenplan maken
• Catering regelen